Come rendere più efficienti i processi Aziendali
Ogni azienda deve sottostare quotidianamente a regole interne ed esterne che vengono gestite quasi sempre manualmente, anche in aziende di grandi dimensioni.
Non è necessario avere un sistema che aiuti a gestire le regole fintanto che queste sono semplici e ben definite o il contesto operativo è relativamente complicato.
Ma quando aumenta la complessità dell’azienda (prodotti, metodi di produzione, informazioni, relazioni di business, ambiente esterno…) diventa importante poter disporre di sistemi che supportino lo studio, la definizione, l’implementazione ma soprattutto il controllo di come vengono applicate queste regole.
Ogni dipartimento aziendale ha le proprie regole, alcuni dipartimenti generano regole a cui altri dipartimenti devono sottostare (Tecnico, Legale, Qualità), i fornitori e i clienti hanno regole che dobbiamo rispettare …
Senza regole vivremmo decisamente peggio e ci divertiremmo molto meno.
Cosa succederebbe se ventidue persone si incontrassero in un prato con una palla e conoscessero le regole del calcio ma non ci fosse nessuno che le facesse rispettare e/o le controllasse?
Lo stesso vale per le aziende. Non avere regole è impossibile, non gestirle è pericoloso.
Ma come gestire le regole ?
Le regole sono composte principalmente da Attività, Operatori o “risorse”, Relazioni, Decisioni, Tempi e Controlli. La cosa più importante da fare è avere ben chiaro lo scopo o il risultato che queste regole devono raggiungere.
Poi bastano: dei fogli grandi, un blocco per appunti, una matita, una gomma
Se sapete disegnare dei quadrati, dei rombi, dei cerchi e delle linee con le frecce il gioco è fatto: avete tutto quello che vi serve per iniziare a gestire le vostre regole.
Possiamo fare una prova e immaginare di dover descrivere una regola o come la chiameremo d’ora in poi un processo o workflow.
Vediamo come disegnare il nostro primo processo.
Immaginiamo la semplice emissione di una offerta e la necessità di fare un doppio controllo e/o approvazione. Per prima cosa scriviamo sul blocco per appunti una breve descrizione di cosa vogliamo ottenere e di cosa dovrebbe succedere durante il processo. Ad esempio: “vorremmo gestire il controllo e l’approvazione delle offerte emesse dai commerciali. L’approvazione deve essere fatta per le offerte con un importo superiore ai 1000 € dal direttore commerciale e se superano i 10.000 € anche dal direttore generale. Se approvate dovranno essere inviate al cliente via mail, previa trasformazione in PDF”. Adesso possiamo Iniziare a disegnare su un foglio due cerchi che saranno l’inizio e la fine del processo.
Sul blocco per gli appunti descriviamo cosa dovrà succedere in questi punti. Ad esempio:
Inizio – “quando viene creata l’offerta e archiviata deve partire il processo. E’ necessario conoscere l’importo dell’offerta per gestire i livelli approvativi”
Fine – “se approvata l’offerta viene trasformata in PDF e inviata al cliente via mail. Serve la mail del destinatario”
E completiamo il disegno del processo evidenziando i punti principali …
Adesso dobbiamo solo descrivere sul blocco degli appunti cosa deve succedere nei vari passaggi che abbiamo evidenziato …
1) Se l’importo dell’offerta è maggiore di 1.000 euro prosegui altrimenti considera l’offerta approvata
2) Approvazione del resp. Commerciale : deve essere fatta entro 1 giorno dal ricevimento e qualora fosse maggiore di 10.000 euro aggiungere delle note per il dir. Generale. Se non approva il processo si conclude notificando all’agente le correzioni da apportare.
3) Se l’importo è maggiore di 10.000 euro è richiesta l’approvazione del dir. Generale
4) Il dir. Generale approva tenendo conto delle note del dir. Commerciale. Se non approvato il processo ritorna al dir. Commerciale per le eventuali correzioni
5) In caso di approvazione il documento viene trasformato in PDF ed inviato alla mail rilevata dall’anagrafica del cliente.
Fine
Questo è tutto quello di cui avete bisogno per iniziare a definire le prime regole. Da qui trasferire quello che avete disegnato in un sistema di gestione dei processi come ARXivar diventa veramente molto semplice
Ma che ostacoli posso incontrare?
Ad esempio di tipo culturale; da sempre l’impresa privilegia gli investimenti più legati direttamente al prodotto, perché sono più vicini alle competenze dell’imprenditore, senza bisogno di intermediari o consulenti. Ma anche l’innovazione organizzativa richiede investimenti in tecnologia e in consulenza.
Se non avete le idee chiare sui vostri obiettivi perché non avere un incontro preliminare con i nostri consulenti ? Con tanti chilometri alle spalle possiamo aiutarti a diventare un’Azienda ‘event driven’, organizzata e gestita per Processi.
e-Solver il software gestionale per le Medie Imprese
eSolver è la soluzione gestionale, prodotta da Sistemi di Torino, per le Aziende che necessitano di un sistema informativo per le attività amministrative, controllare la gestione e automatizzare i processi Aziendali. La soluzione è fruibile anche in cloud.
I principali punti di forza della piattaforma eSOLVER sono:
- GESTIONE DEI PROCESSI:Esolver consente di governare i processi chiave dell’azienda attraverso strumenti di controllo e organizzazione delle attività.
- GESTIONE INTEGRATA DELLE INFORMAZIONI:L’integrazione tra le diverse aree permette di avere in ogni momento una visione completa e aggiornata sui diversi ambiti di analisi.
- GESTIONE AMMINISTRATIVA:La Gestione amministrativa si fonda su una base normativa costantemente aggiornata da Sistemi per garantire una corretta gestione degli adempimenti civilistici e fiscali.
- CONTROLLO DI GESTIONE:eSOLVER consente di generare una base informativa utile per effettuare il controllo di gestione dell’azienda e delle singole unità organizzative che la compongono.
Se la vostra impresa ha necessità sempre crescenti di avere a disposizione informazioni accurate, rilevanti e approfondite sulle diverse attività aziendali, eSolver è la soluzione sicura, modulare, scalabile che Data Proget propone ai propri clienti.
eSOLVER è integrato con Microsoft Office, utilizza tecnologia web per l’accesso ai dati da parte degli utenti a tutti i livelli e consente di gestire la propria base dati su sistema standard SQL
Maggiori informazioni su: www.sistemi.com/prodotti/esolver
oppure guarda il video ‘come è semplice gestire gli ordini urgenti: clicca qui
Spring SQL il software gestionale per la Piccola Impresa
Spring SQL è la soluzione gestionale progettata per le Aziende di piccole dimensioni che ricercano un sistema informativo caratterizzato da completezza funzionale e da rapidi tempi di implementazione. La gestione dei dati è semplice e immediata grazie alla navigazione delle informazioni. L’interfaccia funzionale dei è chiara e adattabile alle esigenze operative dell’utente,.
La struttura modulare rende Spring una soluzione in grado di accompagnare l’Azienda nel suo sviluppo. La configurazione base prevede tutte le funzionalità necessarie per gestire al meglio la contabilità, il ciclo attivo, il ciclo passivo e il magazzino; sono previsti inoltre, numerosi moduli integrativi che consentono di gestire esigenze più evolute di contabilità analitica, analisi dei flussi finanziari, gestione documentale, gestione di agenti e provvigioni, distinte base, lotti di magazzino, contributi ambientali e gestioni commerciali.
Arxivar il Sistema Documentale
E’ riduttivo parlare del Document Management solo come una soluzione di archiviazione o di gestione dei documenti aziendali. Le soluzioni Arxivar possono essere definite piuttosto come una piattaforma digitale attraverso la quale condividere documenti, in piena integrazione con i processi aziendali che guidano le decisioni.
ARXivar, utilizzata da migliaia di aziende in Italia, è la soluzione che Data Proget propone per la gestione delle informazioni in azienda. Arxivar archivia e rende disponibili i documenti anche sui dispositivi mobili.
Arxivar rende possibili, semplici e veloci operazioni quotidiane che richiedono accesso rapido e sicuro ai documenti aziendali: processi come rintracciare quel preciso allegato ad una e-mail, inviare una fattura via PEC, apporre una firma grafometrica su un contratto digitale o più in genere ricercare qualsiasi tipo di documento sono ora gestibili in un’unica piattaforma dal costo contenuto, scalabile e integrabile con qualsiasi sistema esistente.
Con ARXivar è possibile gestire tutta la documentazione e le informazioni aziendali, i documenti e le note, i log, gli allegati, le associazioni, i fascicoli, i promemoria, i protocolli, i moduli, archiviare i documenti in modo massivo, stabilire delle liste di distribuzione e condividere in modo ottimale le informazioni all’interno dell’azienda. In estrema sintesi, Arxivar distribuito da Data Proget sostituisce interamente l’archiviazione su cartelle condivise nell’azienda, offrendo in più una serie di vantaggi che vanno dal supporto alla gestione dei processi, fino alla firma digitale e alla gestione dei nuovi obblighi di fatturazione elettronica.
Scopri di più su: www.arxivar.it
Per Workflow Management o Gestione dei Processi Aziendale o BPM (Business Process Model) si intende l’uso di schemi grafici per definire dei processi organizzativi e un sistema per il loro funzionamento e controllo.
L’impresa è una macchina complessa che va messa a punto costantemente. Se si prova a descrivere che cosa caratterizza una azienda di successo, si scopre presto la sua capacità di differenziare i processi chiave rispetto ai concorrenti, laddove per processo di business si intende un insieme di attività coordinate e supportate da persone, tecnologie e conoscenze; come evadere un ordine, rispondere ad una richiesta del cliente o produrre un nuovo bene di consumo.
Sempre di più il vantaggio competitivo di una azienda dipende dalla sua abilità di eccellere nei processi chiave di business. Dunque nasce la necessità di coordinare il lavoro delle persone, definendo a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali.
ARXivar è lo stumento informatico che consente di coordinare tutto questo.
Semplicità d’uso per l’utente finale che viene guidato nello svolgimento delle proprie funzioni.
Semplicità per l’azienda che può rendere operativi in pochissimo tempo un nuovo flusso gestionale.
Semplicità per l’ICT che ha il totale controllo delle fasi di disegno, test e go-live della nuova implementazione
- Aumento di produttività e della velocità esecutiva
- Incremento delle performance
- Flessibilità del personale (nuovi assunti o cambi di personale si trovano guidati dalle attività da intraprendere)
- Rispetto delle procedure
- Riduzione degli errori procedurali ed operativi
- Ripetitività dei processi ottimizzata
- Affinamento dei processi
- Monitoraggio continuo e miglior controllo
- Tracciature di tutte le eccezioni intraprese
- Stato di avanzamento di un processo
- Semplificazione dei processi
- Abbattimento dei tempi di esecuzione di un processo
- Minor costi e maggiore efficienza
- L’utilizzatore è immediatamente produttivo attraverso strumenti semplici e immediati
- La finestra task, disponibile nell’area di lavoro, guida attraverso i compiti assegnati
- Priorità del task e altre informazioni utili ben evidenziate nel pannello dei tasks
- Tutti gli strumenti di gestione documentale immediatamente disponibili all’interno del task
- Dettagliate istruzioni sulle azioni da compiere per ogni task di processo
- Evidenza chiara con collegamenti diretti alle operazioni da svolgere per il task assegnato
- Possibilità di avviare direttamente applicativi esterni
- Allegati di processo
- Note di processo
- Istruzioni operative dettagliate
- Accesso diretto alla sistema di tracciatura di tutte le operazioni svolte
Potenza e semplicità, tutte le fasi di design di un flusso vengono svolte attraverso strumenti grafici e senza necessità di scrivere codice
Con il workflow designer, (disegnatore grafico di flowchart), si definiscono le azioni, i tempi, le persone che devono eseguire delle attività, secondo un determinato percorso procedurale. Il workflow di ARXivar consente all’azienda di essere proattiva e semplificare le attività, che arrivano direttamente sulla “scrivania elettronica” di chi deve svolgerle. In modo graduale è possibile gestire uno dopo l’altro i processi più critici e integrarli con l’organizzazione funzionale esistente. Un qualsiasi evento manuale e/ o automatico può scatenare un processo.
Una delle caratteristiche più importanti è la semplicità d’uso. Il modellatore di processi di ARXivar permette di essere autonomi nella creazione dei processi. I processi non sono statici, ma dinamici in quanto l’azienda è in continuo miglioramento e con ARXivar, in pochi secondi, è possibile adattarli alle rinnovate esigenze aziendali. Il tutto in totale autonomia. Grazie al potente designer è possibile gestire a processo in corso qualunque eccezione che richieda velocità ed elasticità di gestione.
Potenti strumenti di parametrizzazione permettono il pieno controllo dei percorsi operativi
- Gestione del calendario operativo per singola Area Organizzativa con la gestione dell’orario di lavoro, delle festività e del fuso orario
- Organigramma multilivello specificatamente personalizzabile per ogni flusso
- Esiti, figure professionali e mansioni personalizzabili
- Variabili di processo provenienti da inserimento utente oppure da interrogazioni verso sorgenti dati esterne
Gli strumenti di controllo consentono al management di supervisionare l’andamento dei flussi aziendali ed intervenire in tempo reale sulle criticità
Con uno strumento di gestione dei processi si può controllare e analizzare lo svolgimento dei flussi di lavoro e ricavare dati importanti per valutare l’andamento dell’azienda. E’ possibile pensare, disegnare, seguire e monitorare tutti i processi di business, di qualunque natura ed integrarli con qualsiasi sistema informativo ed applicazione gestionale in uso. Con grande risparmio di tempo e quindi di denaro.
Guarda i tuoi documenti aziendali con Smartphone o tablet.
Vuoi consultare le tue Fatture, i DDT, la corrispondenza, i fax, le e-mail, i disegni tecnici tramite tablet o smartphone?
Apri il browser, dal PC, dal tablet o dallo smartphone e:
1 – digita: arxivar.dataproget.it:82
2 – Utente: demo
3 – Password: demo
4 – naviga
I documenti sono visibili e/o modificabili da chi ha l’autorizzazione per farlo.
Si integra al Vs. sistema gestionale Aziendale e al Vs. server di posta.
Per Aziende che apprezzano la macchina IBM Power (AS400) , hanno processi particolari che richiedono un importante modellamento del prodotto.
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PRO SUITE for IMB Power (As400) è un insieme di moduli software tra loro integrati per la Gestione Avanzata della Azienda, ed è indirizzata alle PMI che vogliono rendere più efficaci i loro processi di business.
Oggi si presenta nella nuova veste chiamata “PHI Version”, con una serie di moduli e di funzionalità aggiuntive che rendono il prodotto ancora più interessante.
Tra le caratteristiche di PRO SUITE for Iseries , un’interfaccia grafica facilmente modellabile e personalizzabile dall’utente, un’integrazione con il mondo Office, un concetto diffuso di proattività soddisfatto dalle Business Rules (è il software che informa l’utente invece di costringerlo a cercare le informazioni), una serie di moduli e soluzioni tra loro correlate, tali da esaudire il palato più raffinato.
Guarda il filmato esplicativo sulla integrazione di ProSuite con Excel
Guarda il filmato dove puoi vedere alcuna caratteristiche dell’interfaccia grafica di ProSuite
Un sofisticato software per la Pianificazione e il Controllo del reparto più strategico dell’Azienda. Basato sul prodotto di Gestione Documentale e Workflow più diffuso in Italia (Arxivar) consente di efficientare un reparto solitamente restio ad essere misurato ed organizzato.
Alla fine di un contratto biennale, ti assicuri la possibilità, attivabile a richiesta, di riportare tutti i tuoi dati e le applicazioni sui tuoi server Aziendali. Mutate necessità, linee dati non affidabili, necessità di ulteriori customizzazioni potrebbero essere motivo della tua richiesta.
Così utilizzi la piattaforma, ti affidi alla precione del workflow, ne apprezzi la modalità operativa, senza rischiare di perdere tutto magari per cause esterne
L’accesso tramite permessi, un sofisticato Worflow che schedula e gestisce le fasi di lavoro, l’archiviazione elettronica di tutti i documenti rendono la gestione elettronica molto più sicura rispetto a quella cartacea.
L’innovativa soluzione Cloud per efficientare il reparto R & D per i Produttori di accessori nel modo Automotive
Un miglioramento Organizzativo porta nella maggior parte dei casi ad un efficientamento globale del Processo e una riduzione dei costi.
Il concetto di worflow appplicato al Reparto, porta ad una ottimizzazione dei tempi del Personale impiegato. La rendicontazione immediata del tempo impiegato permette di di essere INFORMATI sull’andamento di ogni Progetto
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