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ARXivar Gestione dei Processi

Come rendere più efficienti i processi Aziendali

Efficientamento dei processi aziendali

mark-995567_960_720Ogni azienda deve sottostare quotidianamente a regole interne ed esterne che vengono gestite quasi sempre manualmente, anche in aziende di grandi dimensioni.
Non è necessario avere un sistema che aiuti a gestire le regole fintanto che queste sono semplici e ben definite o il contesto operativo è relativamente complicato.

Ma quando aumenta la complessità dell’azienda (prodotti, metodi di produzione, informazioni, relazioni di business, ambiente esterno…) diventa importante poter disporre di sistemi che supportino lo studio, la definizione, l’implementazione ma soprattutto il controllo di come vengono applicate queste regole.
Ogni dipartimento aziendale ha le proprie regole, alcuni dipartimenti generano regole a cui altri dipartimenti devono sottostare (Tecnico, Legale, Qualità), i fornitori e i clienti hanno regole che dobbiamo rispettare …

Senza regole vivremmo decisamente peggio e ci divertiremmo molto meno.
Cosa succederebbe se ventidue persone si incontrassero in un prato con una palla e conoscessero le regole del calcio ma non ci fosse nessuno che le facesse rispettare e/o le controllasse?
Lo stesso vale per le aziende. Non avere regole è impossibile, non gestirle è pericoloso.

Ma come gestire le regole ?

Le regole sono composte principalmente da Attività, Operatori o “risorse”, Relazioni, Decisioni, Tempi e Controlli. La cosa più importante da fare è avere ben chiaro lo scopo o il risultato che queste regole devono raggiungere.
Poi bastano: dei fogli grandi, un blocco per appunti, una matita, una gomma
Se sapete disegnare dei quadrati, dei rombi, dei cerchi e delle linee con le frecce il gioco è fatto: avete tutto quello che vi serve per iniziare a gestire le vostre regole.
Possiamo fare una prova e immaginare di dover descrivere una regola o come la chiameremo d’ora in poi un processo o workflow.
Vediamo come disegnare il nostro primo processo.

Immaginiamo la semplice emissione di una offerta e la necessità di fare un doppio controllo e/o approvazione. Per prima cosa scriviamo sul blocco per appunti una breve descrizione di cosa vogliamo ottenere e di cosa dovrebbe succedere durante il processo. Ad esempio: “vorremmo gestire il controllo e l’approvazione delle offerte emesse dai commerciali. L’approvazione deve essere fatta per le offerte con un importo superiore ai 1000 € dal direttore commerciale e se superano i 10.000 € anche dal direttore generale. Se approvate dovranno essere inviate al cliente via mail, previa trasformazione in PDF”. Adesso possiamo Iniziare a disegnare su un foglio due cerchi che saranno l’inizio e la fine del processo.

Sul blocco per gli appunti descriviamo cosa dovrà succedere in questi punti. Ad esempio:
Inizio – “quando viene creata l’offerta e archiviata deve partire il processo. E’ necessario conoscere l’importo dell’offerta per gestire i livelli approvativi”
Fine – “se approvata l’offerta viene trasformata in PDF e inviata al cliente via mail. Serve la mail del destinatario”
E completiamo il disegno del processo evidenziando i punti principali …

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Adesso dobbiamo solo descrivere sul blocco degli appunti cosa deve succedere nei vari passaggi che abbiamo evidenziato …
1) Se l’importo dell’offerta è maggiore di 1.000 euro prosegui altrimenti considera l’offerta approvata
2) Approvazione del resp. Commerciale : deve essere fatta entro 1 giorno dal ricevimento e qualora fosse maggiore di 10.000 euro aggiungere delle note per il dir. Generale. Se non approva il processo si conclude notificando all’agente le correzioni da apportare.
3) Se l’importo è maggiore di 10.000 euro è richiesta l’approvazione del dir. Generale
4) Il dir. Generale approva tenendo conto delle note del dir. Commerciale. Se non approvato il processo ritorna al dir. Commerciale per le eventuali correzioni
5) In caso di approvazione il documento viene trasformato in PDF ed inviato alla mail rilevata dall’anagrafica del cliente.
Fine
Questo è tutto quello di cui avete bisogno per iniziare a definire le prime regole. Da qui trasferire quello che avete disegnato in un sistema di gestione dei processi come ARXivar diventa veramente molto semplice

Ma che ostacoli posso incontrare?

Ad esempio di tipo culturale; da sempre l’impresa privilegia gli investimenti più legati direttamente al prodotto, perché sono più vicini alle competenze dell’imprenditore, senza bisogno di intermediari o consulenti. Ma anche l’innovazione organizzativa richiede investimenti in tecnologia e in consulenza.
Se non avete le idee chiare sui vostri obiettivi perché non avere un incontro preliminare con i nostri consulenti ? Con tanti chilometri alle spalle possiamo aiutarti a diventare un’Azienda ‘event driven’, organizzata e gestita per Processi.

Alcuni esempi di applicazione

Arxivar la Gestione dei Processi Aziendali

Gestione dei processi

Per Workflow Management o Gestione dei Processi Aziendale o BPM (Business Process Model) si intende l’uso di schemi grafici per definire dei processi organizzativi e un sistema per il loro funzionamento e controllo.

L’impresa è una macchina complessa che va messa a punto costantemente. Se si prova a descrivere che cosa caratterizza una azienda di successo, si scopre presto la sua capacità di differenziare i processi chiave rispetto ai concorrenti, laddove per processo di business si intende un insieme di attività coordinate e supportate da persone, tecnologie e conoscenze; come evadere un ordine, rispondere ad una richiesta del cliente o produrre un nuovo bene di consumo.

Sempre di più il vantaggio competitivo di una azienda dipende dalla sua abilità di eccellere nei processi chiave di business. Dunque nasce la necessità di coordinare il lavoro delle persone, definendo a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali.

ARXivar è lo stumento informatico che consente di coordinare tutto questo.

Semplicità d’uso

Semplicità d’uso per l’utente finale che viene guidato nello svolgimento delle proprie funzioni.

Semplicità per l’azienda che può rendere operativi in pochissimo tempo un nuovo flusso gestionale.

Semplicità per l’ICT che ha il totale controllo delle fasi di disegno, test e go-live della nuova implementazione

Vantaggi del Workflow

  • Aumento di produttività e della velocità esecutiva
  • Incremento delle performance
  • Flessibilità del personale (nuovi assunti o cambi di personale si trovano guidati dalle attività da intraprendere)
  • Rispetto delle procedure
  • Riduzione degli errori procedurali ed operativi
  • Ripetitività dei processi ottimizzata
  • Affinamento dei processi
  • Monitoraggio continuo e miglior controllo
  • Tracciature di tutte le eccezioni intraprese
  • Stato di avanzamento di un processo
  • Semplificazione dei processi
  • Abbattimento dei tempi di esecuzione di un processo
  • Minor costi e maggiore efficienza

Interfaccia utente

  • L’utilizzatore è immediatamente produttivo attraverso strumenti semplici e immediati
  • La finestra task, disponibile nell’area di lavoro, guida attraverso i compiti assegnati
  • Priorità del task e altre informazioni utili ben evidenziate nel pannello dei tasks
  • Tutti gli strumenti di gestione documentale immediatamente disponibili all’interno del task
  • Dettagliate istruzioni sulle azioni da compiere per ogni task di processo
  • Evidenza chiara con collegamenti diretti alle operazioni da svolgere per il task assegnato
  • Possibilità di avviare direttamente applicativi esterni
  • Allegati di processo
  • Note di processo
  • Istruzioni operative dettagliate
  • Accesso diretto alla sistema di tracciatura di tutte le operazioni svolte

Designer

Potenza e semplicità, tutte le fasi di design di un flusso vengono svolte attraverso strumenti grafici e senza necessità di scrivere codice

Con il workflow designer, (disegnatore grafico di flowchart), si definiscono le azioni, i tempi, le persone che devono eseguire delle attività, secondo un determinato percorso procedurale. Il workflow di ARXivar consente all’azienda di essere proattiva e semplificare le attività, che arrivano direttamente sulla “scrivania elettronica” di chi deve svolgerle. In modo graduale è possibile gestire uno dopo l’altro i processi più critici e integrarli con l’organizzazione funzionale esistente. Un qualsiasi evento manuale e/ o automatico può scatenare un processo.

Una delle caratteristiche più importanti è la semplicità d’uso. Il modellatore di processi di ARXivar permette di essere autonomi nella creazione dei processi. I processi non sono statici, ma dinamici in quanto l’azienda è in continuo miglioramento e con ARXivar, in pochi secondi, è possibile adattarli alle rinnovate esigenze aziendali. Il tutto in totale autonomia. Grazie al potente designer è possibile gestire a processo in corso qualunque eccezione che richieda velocità ed elasticità di gestione.

Configurazione

Potenti strumenti di parametrizzazione permettono il pieno controllo dei percorsi operativi

  • Gestione del calendario operativo per singola Area Organizzativa con la gestione dell’orario di lavoro, delle festività e del fuso orario
  • Organigramma multilivello specificatamente personalizzabile per ogni flusso
  • Esiti, figure professionali e mansioni personalizzabili
  • Variabili di processo provenienti da inserimento utente oppure da interrogazioni verso sorgenti dati esterne

Gestione

Gli strumenti di controllo consentono al management di supervisionare l’andamento dei flussi aziendali ed intervenire in tempo reale sulle criticità

Con uno strumento di gestione dei processi si può controllare e analizzare lo svolgimento dei flussi di lavoro e ricavare dati importanti per valutare l’andamento dell’azienda. E’ possibile pensare, disegnare, seguire e monitorare tutti i processi di business, di qualunque natura ed integrarli con qualsiasi sistema informativo ed applicazione gestionale in uso. Con grande risparmio di tempo e quindi di denaro.

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